Productividad

Reconsiderar la oficina abierta: nuevas reflexiones acerca del espacio productivo

Las oficinas abiertas se han vuelto la norma en muchas empresas que buscan optimizar el espacio, fomentar la colaboración entre el personal y derribar las jerarquías tradicionales.

Sin embargo, las investigaciones recientes ponen en duda la idea de que trabajar en oficinas abiertas sea una vía segura hacia la productividad. Lejos de ser un antídoto para la ineficiencia de las oficinas cerradas, trabajar en oficinas abiertas puede significar que los empleados se vean asediados por las distracciones y reprimidos por la falta de espacio.

La Encuesta de lugares de trabajo 2016 de Gensler descubrió que el 67 % de los trabajadores británicos se sentía agotado al final del día debido al entorno de su oficina. Además, las oficinas con un mal diseño están reduciendo la innovación en las empresas: si bien más de 8 millones de empleados británicos trabajan en entornos de superficies abiertas, muchas de estas no ofrecen variedad ni opciones, ni están adaptadas a tareas y prácticas específicas.

"Los espacios de oficina cerrados no son el enemigo", dice Philip Tidd, de Gensler. "Pasarse a un plano abierto simplista puede no ser la opción más eficaz para el lugar de trabajo hiperconectado de la actualidad".

 

Distracción e insatisfacción

La Dra. Nicola J. Millard, quien combina la psicología y la futurología para hacer aportes acerca de las maneras de trabajar en BT, también cree que las oficinas abiertas tradicionales son ineficientes. En su artículo Workshift: The Death of Dolly, Dilbert and Doctor No (Un cambio en el trabajo: la muerte de Dolly, Dilbert y el Doctor No), Millard argumenta que en la oficina nos vemos distraídos constantemente, cada tres minutos, para ser precisos, y gran parte de esto se debe al diseño de la oficina.

"Las oficinas abiertas corresponden a un modelo de talla única que en realidad no le queda bien a nadie", explica Millard en una conferencia reciente de New Scientist Live. "Nos vemos interrumpidos cada tres minutos. Nos toma entre 8 y 20 minutos volver a ese proceso de pensamiento. Correo electrónico. Recibimos demasiados. Reuniones, colegas. Todo nos distrae".

Un estudio de 2013 de investigadores de la Universidad de Sídney, Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices (Satisfacción en el lugar de trabajo: el equilibrio entre privacidad y comunicación en las oficinas abiertas), publicado en  Journal of Environmental Psychology, indica que el ruido incontrolable y la falta de privacidad son la principal fuente de insatisfacción laboral en las oficinas abiertas.

"Los diseños de oficina abierta se han revendido como la manera de mejorar la satisfacción en el lugar de trabajo y la efectividad de los equipos en los últimos años", dice el autor Jungsoo Kim. "Descubrimos que la gente en las oficinas abiertas estaban menos satisfechas con el entorno laboral que aquellos que tenían oficinas privadas. Las ventajas de estar cerca de los compañeros de trabajo en las oficinas abiertas se vieron contrarrestadas por el aumento del ruido y la disminución de la privacidad".

 

Baja en la productividad, aumento en el ausentismo

Además, un informe de la BBC de enero de 2017 demostró que los empleados en las oficinas abiertas eran un 15 % menos productivos que aquellos que trabajaban en cubículos, y tenían el doble de probabilidad de enfermarse, dado que las enfermedades se transmiten con mayor facilidad entre los trabajadores que se encuentran en una oficina abierta. Esto puede llevar a mayores índices de ausentismo.

Hablando de la BBC, Sally Augustin, una psicóloga ambiental y de diseño de interiores de Design with Science, en Illinois, dijo que, si bien podemos trabajar en espacios bulliciosos, trabajamos mejor cuando tenemos total concentración: "Es una pena desperdiciar gente por no darles el espacio que les permita hacer lo que tienen que hacer".

 

Las ventajas

Esto no quiere decir que trabajar en superficies abiertas no tenga sus ventajas. Estas oficinas pueden generar ahorros, casi un 50 % menos por empleado que los diseños de oficina tradicionales, según el Wall Street Journal, y una menor huella de carbono. Además, hay mayores oportunidades de socializar, trabajar en equipos u obtener ayuda de los colegas.

Los empleadores pueden reconfigurar el espacio abierto con mayor facilidad, en comparación con las pequeñas oficinas separadas e, incluso, pueden subarrendar espacio a otras empresas.

En lugar de desechar la oficina tradicional, las pruebas demuestran que los empleadores tienen que enfocarse en ofrecer entornos laborales flexibles, adaptados a las distintas tareas, maneras de trabajar y preferencias de los empleados. Gensler señala que los lugares de trabajo eficaces deben atender las necesidades de las personas y de los equipos, con un entorno equilibrado de espacios para concentración y colaboración. "Hay que hacer lo correcto para la empresa en particular y la manera en que los empleados tienen que trabajar", explica Tidd. "Lograr el equilibrio justo tendrá un efecto notable en la productividad, la creatividad y la innovación de los empleados".

 

Espacio para pensar

Las empresas como Microsoft están invirtiendo en una mezcla de áreas abiertas y privadas, con espacios tranquilos e independientes o salas de reunión a prueba de sonidos para poder concentrarse o mantener llamadas telefónicas cuando sea necesario. "El mundo ha puesto toda la atención en la colaboración y juntó a la gente en una gran habitación, pero hay que ser precavidos", señala Martha Clarkson, estratega global de lugares de trabajo de Microsoft. "Cuando pones a la gente en un entorno comunitario, no va a funcionar si no les das privacidad. Necesitan espacios alternativos para pensar, así sean salas de concentración, salones, patios o áreas exteriores para caminar".

La Dra. Millard también cree en la necesidad de equilibrar el "nosotros" y el "yo", y en una mayor variedad de opciones en cuanto a la forma en que puede trabajar la gente. Hace referencia a una tendencia cada vez mayor de algo entre el hogar y la oficina, denominada "coffice", espacios que ofrecen entornos laborales agradables, así como compañía y conectividad, desde cafeterías informales, pasando por vestíbulos de hoteles, hasta centros laborales más formales con todos los servicios de una oficina. "Creo que empezaremos a aceptar la "coffice", comenta. "Necesito un buen café, conectividad, un pastel, mis alas wifi para volar en la nube. Me gusta la compañía. La ‘coffice’ podría ser una cafetería o el vestíbulo de un hotel".

En lugar de una alternativa al concepto de oficina abierta que ha adoptado en su empresa, también puede buscar formas innovadoras de evitar distracciones o navegar por el entorno laboral abierto. Para mejorar el nivel de concentración, evite pasar largos períodos sentado en el escritorio: realice una caminata activa, tome una clase de gimnasia al mediodía o busque un lugar más privado en la oficina. Como último recurso, invierta en un café fuerte o, incluso, en audífonos prominentes con cancelación de ruido, aunque sea para enviar una señal clara a los colegas de que necesita más de tres minutos sin que lo interrumpan para poder hacer su trabajo.