Formas de trabajar

Cómo llevar a cabo una videoconferencia exitosa

A medida que el mundo laboral se globaliza y aumenta la cantidad de trabajadores a distancia, las videoconferencias se han convertido en una destreza clave para los empresarios. Nuestros estudios revelan que 40% de los empleados en todo el mundo utilizan videoconferencias en la actualidad, cifra que se eleva hasta un 61% en China y 60% en México. Pero llevar a cabo una videollamada exitosa requiere más que simplemente encender la cámara.

Revisa bien tu micrófono: En primer lugar, verifica la configuración. La mayoría de los programas de videoconferencias te permiten realizar pruebas para asegurarte de que el micrófono y la cámara web funcionen adecuadamente. Una vez que comience la videoconferencia, mantén el dedo sobre el botón del micrófono. Lo ideal es silenciar el micrófono cuando no estés hablando para evitar que el ruido de fondo interrumpa la reunión, pero asegúrate de reactivarlo cuando desees responder.

Prepara tu espacio: Las tomas desde un ángulo bajo no te benefician y pueden distraer a los participantes. Asegúrate también de escoger un espacio bien iluminado para que los demás participantes de la llamada te puedan ver claramente. Si es un día soleado, cierra las persianas y enciende una lámpara para evitar el resplandor.

Mantén la concentración: Quizá puedas revisar tus correos electrónicos o trabajar un poco cuando estás en una llamada telefónica, pero el elemento visual de las videoconferencias no te da esa misma libertad. Asegúrate de estar en un lugar libre de distracciones para que no te pierdas de nada en tu videollamada. Si trabajas desde casa y hay mucho ruido, puedes rentar un salón de reuniones en la sede de Regus más cercana.

Aunque parezca tentador mirar tu propia imagen en la pantalla durante la llamada, trata de mantener el contacto visual con la cámara, especialmente mientras estés hablando. Esto crea la ilusión de que estás mirando a los participantes directamente a los ojos. Si ves cualquier otro lugar de la pantalla, puede parecer que estás mirando a otro lado (incluso si estás concentrado en la presentación).

Participa y promueve la participación: Si estás moderando la videoconferencia, hazlo como si estuvieras en una sesión de entrenamiento en persona. Llama a los participantes por su nombre, haz preguntas para asegurarte de que estén escuchando, y siempre mira hacia la cámara. Evita leer las diapositivas (los participantes pueden hacerlo ellos mismos con el archivo de PowerPoint). Si eres uno de los participantes, asiente cuando estés de acuerdo con los puntos en cuestión y no temas hacer preguntas. Cuando lo hagas, recuerda activar tu micrófono, mirar a la cámara y presentarte antes de hablar ("Hola, soy [nombre]. Me preguntaba…").

Si aplicas los mismos principios y el mismo profesionalismo que aplicarías en una reunión en persona, tus destrezas para las videoconferencias mejorarán rápidamente.