Productividad

¿Trabaja de forma remota? Qué tecnología usar ahora y próximamente

El trabajo remoto puede ahorrar dinero a empleadores y empleados, pero, a menos que cuente con las herramientas correctas, también puede hacer que los trabajadores queden desconectados y luchando por comunicarse.

Se necesitaron varios desarrollos tecnológicos, desde dispositivos móviles hasta internet de alta velocidad, para permitir que los empleados en distintas ubicaciones se conectaran y trabajaran juntos. Ahora, una nueva generación de innovadores está creando las herramientas para que los trabajadores remotos sean más productivos y colaborativos que nunca antes.

 

Como estar en la misma habitación

La comunicación personal importa. Como lo demuestra Justin Kruger de la Universidad de Nueva York en su informe Egocentrism Over E-mail (Egocentrismo por correo electrónico), los errores de interpretación son comunes en el correo electrónico, incluso cuando creemos que nos comunicamos con claridad. No hay sustituto para el contacto visual, el lenguaje corporal y las inflexiones de la voz.

El software de videoconferencia nos permite aprovechar estos aspectos sutiles de la comunicación, incluso cuando los empleados están en lugar lejanos. Un lugar sencillo para comenzar es con las opciones gratuitas, como FaceTime de Apple o Google Hangouts. A medida que las reuniones en línea se vuelven más importantes para su empresa, podría probar soluciones comerciales especializadas con funciones como pizarras en línea, pruebe Zoom.us o la integración de Microsoft Office con Skype for Business.

Las realidades virtual y aumentada están destinadas a seguir transformando la comunicación comercial. Los productos como Meta y HoloLens de Microsoft permiten que los trabajadores a kilómetros de distancia compartan objetos 3D con hologramas o cascos especiales para lograr una visualización de productos o un aprendizaje envolvente increíblemente realistas.

 

 
Mantener un registro del progreso

Incluso cuando todos están juntos en una oficina, mantener un registro del progreso puede provocar que las reuniones se extiendan demasiado. Cuando los empleados están todos en distintos lugares, puede ser un desafío logístico mayúsculo.

El software de seguimiento del progreso, como I Done This, está diseñado para sustituir las reuniones. La herramienta recuerda a cada miembro del personal que actualice su progreso al final del día, y la información luego se recopila en un compendio matutino para garantizar que todos se mantengan sincronizados.

Para una gestión de proyectos más detallada, Trello utiliza un sistema de pizarras, tarjetas y listas compartidas que ayudan a mantener un registro del avance. El personal puede crear registros de actividad, debatir en tiempo real acerca de lo que deben hacer y mantener a todo el mundo al tanto.

 

Liberarse de las cadenas del correo electrónico

Cualquier persona que trabaje con colegas en otras ubicaciones estará familiarizado con el problema de verse envuelto en cadenas interminables de correo electrónico. El correo electrónico, creado en la década de 1970, no fue diseñado para atender el volumen de comunicaciones del mundo comercial actual.

Un par de empresas está intentando ayudar a las empresas a liberarse a través de mejores sistemas de mensajería instantánea. Slack ha aumentado rápidamente hasta más de seis millones de usuarios gracias a sus comunicaciones rápidas y sencillas. Los usuarios valoran la manera en que crea un espacio de trabajo compartido, donde las conversaciones están organizadas y son accesibles, lo que reduce las conversaciones redundantes, a la vez que todos están incluidos.

Como alternativa, existe Stride, que busca ofrecer las mismas funciones que Slack, a la vez que se centra en las conversaciones con video y voz integrados. Además, ofrece una función que facilita convertir las conversaciones en elementos de acción.

 

Creatividad en conjunto

A veces, las reuniones no tratan de órdenes del día e informes, son espacios creativos informales donde se desarrollan ideas y estrategias.

Con las herramientas de mapas mentales, como MindMeister, la empresa en su totalidad puede compartir ideas de manera segura en tiempo real. Los resultados de las sesiones de lluvia de ideas se capturan de manera clara en una representación visual de las conexiones, relaciones y jerarquías, por lo que resulta sencillo ver el panorama general.

 

Con la mente en la nube

La última pieza del rompecabezas para el trabajo remoto es contar con un sistema para compartir documentos. En los primeros días del trabajo remoto, esto podía significar un sinfín de correos electrónicos con nuevos borradores y mucho esfuerzo para identificar cuál era la versión final. Ahora significa trabajar en la nube, donde los documentos se almacenan en línea y se actualizan al instante para todas las personas que los están usando.

Google Apps, ahora llamado G Suite, popularizó la colaboración en tiempo real de documentos en línea y se ha vuelto una función estelar del paquete Microsoft Office estándar en el sector.

En las empresas que trabajan con aplicaciones especializadas o información confidencial, los servicios estándar de la nube pueden no ser una opción. En su lugar, pueden usar una red privada virtual (VPN). Esto crea una puerta de enlace segura para que los trabajadores remotos inicien sesión en los servidores de la empresa, y accedan a las aplicaciones y los datos que necesitan. De este modo, puede sumar flexibilidad sin poner en peligro la seguridad.